Heute ist ein besonderer Tag. Es ist der Tag, an dem ich zum ersten Mal seit dem Beginn meiner Vollzeitselbstständigkeit meine ToDo-Liste komplett abgearbeitet habe. Okay, ich gebe zu: damit bin ich nicht die idealste Person, die dir Ratschläge zum Thema Zeitmanagement geben kann. Aber ich bin auf einem guten Weg und möchte dich daran teilhaben lassen – und dir meine Tipps für einen produktiven Arbeitsalltag verraten.
#1 Schreibe jeden Abend eine ToDo-Liste für den nächsten Tag!
Ich gebe zu: Ich bin grundsätzlich der Typ, der ToDo-Listen viel zu voll packt. Das weiß ich mittlerweile und mache mir deshalb auch keinen Stress, wenn ich Aufgaben einfach auf den nächsten Tag schiebe. Das ist prinzipiell okay, aber für die eigene Zufriedenheit ist diese Strategie nicht besonders förderlich. Denn ich habe quasi jeden Tag das Gefühl, nicht genug gearbeitet und meine Aufgaben nicht erfüllt zu haben. So fühle ich mich andauernd, als würde ich meinen Aufgaben hinterherhinken, und das macht auf die Dauer unzufrieden.
Unrealistische ToDo-Listen sind schlecht für die eigene Zufriedenheit Click To Tweet
Daher:
#2 Schreibe jeden Abend eine möglichst realistische ToDo-Liste für den nächsten Tag!
Und zwar indem du ungefähr die Zeit abschätzt, die du für eine bestimmte Tätigkeit einplanen musst. Das Problem: Gerade am Anfang ist es schwierig einzuschätzen, wie viel Zeit eine Aufgabe in etwa in Anspruch nehmen wird. Noch dazu: Jeder, der in einem kreativen Job arbeitet, wird bestätigen können, dass man für gleichlange und gleichaufwändige Artikel je nach Tagesform unterschiedlich lang brauchen kann. Manchmal fließen die Worte nur so aus einem heraus und manchmal quält man sich einen ganzen Tag mit einem Artikel – egal wie spannend man das Thema eigentlich findet.
Ein weiteres Problem: Es gibt so gut wie jeden Tag Aufgaben, die spontan anfallen und nicht planbar sind. Also:
#3 Plane Zeitpuffer für unerwartete Aufgaben ein
Wenn du jeden Tag etwa 1-2 Stunden (je nach Tätigkeitsfeld) für nicht geplante Tätigkeiten einplanst, bist du ziemlich auf der sicheren Seite. Und wenn doch mal alles wie geplant läuft, dann arbeite doch schonmal ToDos für den Folgetag ab (so wie ich jetzt gerade) oder gönn dir einfach mal einen frühen Feierabend.
Apropos Feierabend:
#4 Halte feste Arbeitszeiten ein
Jeder, der wie ich aus einem festen Job kommt, wird die Freiheit, was die Arbeitszeitplanung angeht, sehr zu schätzten wissen. Aber: 9 to 5 ist nicht grundsätzlich etwas Schlechtes. Wir Menschen sind nun einmal Routineliebhaber. Sie tut uns gut und schafft uns ein Gerüst, das unseren Alltag strukturiert. Ja, auch in der Selbstständigkeit. Das Gute ist: Wie deine Arbeitszeiten aussehen, kannst du ganz alleine festlegen:
Du wirst erst gegen Mittag so richtig fit? Dann starte eben mit Sport in den Tag und setzte dich erst um 11 an den Schreibtisch. Du bist ein Early Bird? Prima, wenn du schon ab sechs Uhr am Arbeiten bist, kannst du eben früher Feierabend machen. Mittagstief? Wie wärs mit einer langen Mittagspause?
Wichtig ist, dass du die Routine findest, die am besten zu dir passt. Ich persönlich habe herausgefunden, dass ich mit der klassischen 9 to 5-Schiene gar nicht so schlecht fahre. Und: Wenn ich mal früher auf den Beinen bin, dann beginne ich eben früher, wenn ich mal nicht aus den Federn komme, eben später. Meistens lege ich zwischen acht und zehn am Abend noch einmal eine zusätzliche Schreibsession ein, weil ich festgestellt habe, dass ich zu dieser Zeit (neben morgens früh) am besten schreiben kann.
Finde eine Routine, die zu dir passt. Click To Tweet
#5 Beginne jeden Tag mit der unangenehmsten Aufgabe
Einen Tipp, den ich vor Jahren mal bekommen habe, versuche ich nicht erst seit der Selbstständigkeit durchzuhalten – und zwar den Tag mit der schwierigsten Aufgabe zu beginnen. Haben wir sie als erstes weggearbeitet, liegt sie uns nicht mehr schwer im Magen. Im Gegenteil. Wir sind stolz, die unliebsame Tätigkeit aus der Welt geschafft zu haben. Danach sind alle anderen Punkte auf der Liste eine Kleinigkeit.
Eine Ausnahme mache ich dabei aber: Wenn ich mal einen Tag habe, an dem ich mich garnicht fit fühle und nur schwer aus dem Bett komme, starte ich grundsätzlich mit der schönsten Aufgabe. So fällt mir der Start in den Tag nicht noch schwerer, als er eh schon an diesem Tag ist. Klappt die erste Aufgabe gut, bin ich meistens auch bereit für alle anderen Dinge.
Starte jeden Tag mit der unangenehmsten Aufgabe! Click To Tweet
#6 Mache regelmäßig Pausen
Was die regelmäßigen Pausen angeht, muss ich mir zur Zeit noch selbst an die eigene Nase fassen. Ein Spaziergang nach der Mittagspause, eine Runde Yoga nach den ersten zwei Stunden Arbeit, oder eine Tasse Tee kochen? Bleibt leider alles (noch) meistens auf der Strecke. Dabei würde es mir doch so gut tun. Ich habe aber fest vor, daran zu arbeiten. Spätestens alle zwei Stunden sollte man eine kleine Pause einlegen. Darüber hinaus ist eine längere Mittagspause ein absolutes Muss, um fit und gestärkt in den Nachmittag zu starten.
Eine Mittagspause ist wichtig um produktiv in den Nachmittag zu starten Click To Tweet
Wer kennt das nicht? Man ist gerade in einer produktiven Phase und dann “Ping”, eine neue E-Mail kündigt sich an. Egal wie produktiv man vorher war, automatisch ist man abgelenkt und klickt im schlimmsten Fall noch direkt auf die neue Nachricht. Der Flow ist dahin, und die E-Mail im Zweifelsfall nur wieder einer dieser blöden Newsletter, bei denen das Abmelden irgendwie nicht funktioniert. Und selbst wenn die E-Mail wichtig ist – einen halben Tag hat sie garantiert in den meisten Fällen Zeit.
Wenn du also nicht gerade auf eine dringende Antwort wartest:
#7 Schließe dein E-Mailprogramm
und öffne es nur zu bestimmten Zeiten, wie beispielsweise nach dem Mittagessen und am Abend vorm Feierabend.
Ähnliches gilt für die Social Networks, mit denen man ganz leicht ein paar Stunden vertrödeln kann, in denen man auch hätte produktiv arbeiten können. Deshalb: Aus mit Facebook, Twitter, Instagram und deren Benachrichtigungen. Stattdessen:
#8 Schaffe dir feste Social Media Zeiten
wie morgens vor der Arbeit und in der Mittagspause. Und wenn Social Networks wie bei mir zu deiner täglichen Arbeit gehöre, versuche die Postings dort zu planen, und das am besten eine Woche im Voraus. Das geht natürlich nicht immer, aber je näher man diesem Ideal kommt, desto besser ist es für die Produktivität.
Plane feste Social Media Zeiten ein! Click To Tweet
Leider klappt das bei mir zur Zeit noch nicht ganz so gut. Vor allem an den “schlechten” Tagen, an denen die Worte nicht so leicht aus mir heraussprudeln, ertappe ich mich oft dabei, wie ich mal wieder meine Zeit bei Facebook & Co verplempere. Wenn dabei noch etwas Gutes herauskommt und du beispielsweise die Postings für die nächste Woche schedulest, dann mag das für schlechte Tage ja sogar noch okay sein. Man kann eben nicht jeden Tag gleich kreativ sein. Mein Tipp:
#9 Heb dir Routineaufgaben für doofe Tage auf!
Generell ist es bei kreativen Jobs wichtig, sich leichtere oder routinemäßige Aufgaben wie Buchhaltung, Social Media Posts etc. für solche Tage aufzuheben, an denen nichts so richtig gelingen möchte. Am besten sind es noch Aufgaben, die du gerne machst (also nicht Buchhaltung) und zu denen du dich nicht großartig motivieren musst (auch nicht Buchhaltung). Aber gerade wenn du dich an solchen Tagen deiner Buchhaltung gewidmet hast:
#10 Sei stolz auf dich und deine Leistung
Klar ist es schön, wenn andere einen für seine Leistungen loben (Stichwort: extrinsische Motivation). Aber gerade wenn man als Selbstständiger an seinen eigenen Projekten arbeitet, wird man davon nicht so regelmäßig etwas abbekommen. So oder so ist es wichtig, seine eigene Arbeit zu lieben und auf das Geschaffte stolz zu sein (Stichwort: intrinsische Motivation). Manchmal reicht es da schon, wenn man wie ich heute seine ToDo-Liste für den Tag abgearbeitet hat, oder mal einen Tag mit einer Stoppuhr festhält, wie viele Stunden man eigentlich produktiv war. Ich verspreche dir: Das wirkt Wunder!
Sei nicht zu stolz um stolz auf dich zu sein. Click To Tweet
Und damit ich hier nicht nur groß rede, sondern auch mache, werde ich jetzt für heute Feierabend machen. Denn auch das ist wichtig:
#11 Regelmäßige Erholphasen und ausreichend Schlaf
und zwar – je nach Typ – mindestens sechs Stunden.
Was sind deine Tipps für einen produktiven Arbeitsalltag? Diskutiere mit uns in den Kommentaren!
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